Конференц-система для организации деловых мероприятий

В зависимости от реализации технического наполнения делового мероприятия прямо зависит эффективность проведения данной конференции. Бесспорно, что для организации правильных совещаний, конгрессов, деловых переговоров необходимо предусматривать максимально продуманные помещения в плане технического оснащения аудио и видео оборудованием. Что же должно включать в себя оборудование для конференц зала?

В первую очередь это конференц-системы, которые направлены на обеспечение коммуникативного процесса между участниками мероприятия. Степень технической оснащенности данным оборудованием рассчитывается исходя из следующих параметров.

• Первое — размер помещения и количества участников.
• Второе — круг решаемых вопросов.
• Третье — присутствие на мероприятии лиц-носителей иностранного языка.

Размер помещения играет первостепенную роль. Чем больше зал, тем больше технических средств оно потребует. В том числе, микрофоны для докладчиков, усилители звука, акустические системы различной мощности и т. д. Особенно важно пригласить специалиста до начала монтажа в помещение, где раньше подобные мероприятия не проводились. Во избежание накладок и дополнительных финансовых расходов составляется смета расходов первоначальных (то есть, обязательных) работ, включающая в себя необходимое оборудование и прокладку сетей, их отладку и проверку. Безусловно, возможно возникновение необходимости приобретения дополнительной техники для совещаний, однако их монтаж и установка будут осуществляться на основе обязательной базы.

Круг решаемых и обсуждаемых вопросов также важен. В случае, если предполагается, что обсуждение должно закончиться голосованием, не стоить проводить его по старинке пересчетом рук. Конференц-системы могут включать в себя электронные системы для голосования и подсчета голосов. Использование парламентских систем исключает влияние на итоги голосования пресловутого человеческого фактора.

Важно не забыть о иностранных гостях, не говорящих по-украински или по-русски. Точность перевода — задача синхронных переводчиков. Но им для работы обязательно понадобятся технические средства для синхронного перевода. Наушники, микрофоны. Такими же наушниками с приборами регулирования звука и выбора языка перевода должны быть оснащены и все гости мероприятия.

Отметим, что все достижения технического прогресса могут быть установлены как стационарно (особенно, если в дальнейшем планируется использовать помещение под нужды больших собраний, будь то форумы, совещания или конференции), так и временно. В случаях, когда помещение съемное, либо в обычной жизни используется по другому назначению целесообразнее (и экономнее) будет привлекать технические средства в аренду. В последнем случае обратите внимание, что подбор оборудования в аренду для конференц зала происходит по тому же принципу, что и его покупка. Однако аренда значительно дешевле по сравнению со стационарным приобретением.