Технічне оснащення переговорної кімнати (мітинг рума)

Даний матеріал розрахований на те, щоб будь-який користувач чи покупець розумів, які фактори впливають на правильне та ефективне оснащення чи оформлення будь-якої переговорної кімнати (мітинг руму). І будучи замовником, могли все заздалегідь обміркувати, а потім сформулювати постачальнику (виробнику мультимедійного комплексу) чітку інструкцію, що і як має бути організовано та функціонувати. При цьому багаторазово покращуючи подальшу спільну роботу з інсталяторами інженерного комплексу.

Ця публікація буде поділена на п'ять окремих тематичних частин (наступні публікацій), де докладно будуть розписані всі важливі елементи технічного оснащення переговорних кімнат.

Також хочемо звернути увагу на те, що в цих статтях мова піде про невеликі розміри мітингу румів, з кількістю учасників не більше 6-8 осіб, де для їх спілкування можна обійтися без звукопідсилення мови. Зали для переговорів великих делегацій ми докладно опишемо у наступних серіях оглядів «Як обладнати конференц-зал». Тому що їх технічна організація істотно відрізняється від інформації у цій публікації.

Що таке кімната для переговорів

Мала переговорна кімната – це спеціалізоване приміщення, яке призначене для зустрічі з клієнтами або партнерами, корпоративних засідань, презентацій, навчання, співбесід. Важливо зауважити, що правильно скомпоновані меблі, інтер'єр та технічне оформлення мітинг руму сприймаються гостями та співробітниками як лице компанії, формуючи позитивний імідж та ставлення до підприємства.

У невеликих залах для нарад забезпечується максимальна ефективність зустрічі, припускаючи зручну та комфортну роботу для її учасників. Де правильно підібрана техніка, встановлений спеціальний стіл, м'які крісла для присутніх, меблі та загальний декор кімнати повинні створювати відчуття затишку та комфорту.

Одна з переваг даного типу приміщень – це невеликі розміри, що дозволяють вести бесіду делегатів без старанного та тривалого підвищення голосу, власне позбавляючи придбання мікрофонних систем. Однак останні можуть бути присутніми у вигляді загальних настільних плоских широкоспрямованих мікрофонів, наприклад «мікрофонів-жаб», або підвісних стельових мікрофонів (1-2 на приміщення) чи мікрофонних масивів, якщо передбачено запис обговорення.

Розглядаючи технічну частину оснащення кімнати, найчастіше використовують засоби для відображення різних додаткових інформаційних аудіо- та відеоматеріалів, що полегшують сприйняття та аналіз даних. Апаратуру протоколювання ходу обговорення, техніка для залучення до обговорення осіб, що знаходяться у віддалених місцях, допоміжні системи, наприклад кероване зашторювання вікон, освітлення, клімат-контроль. Як правило, для зручного та оперативного управління багатозадачним комплексом, застосовується інтегрована система управління на кшталт «Розумного будинку» або висловлюючись професійно «Система автоматизації інженерних систем».

Комутація сигналів і вибір засобів відображення здійснюється так, щоб можна було використовувати як штатне обладнання, що є у господаря переговорної, так і джерела або записи, доставлені партнером. При використанні мультимедійного проектора рівень яскравості повинен бути досить високим – таким, щоб не вимагалося повне затемнення приміщення, яке позбавить можливості під час переговорів робити різні нотатки або записи. Роздільна здатність відображуваної інформації (проектор, LCD панель або монітор) повинна відповідати максимальним стандартам (не менше 1920х1080 пікселів), щоб отримати відмінну деталізованість зображення.

За великої насиченості апаратурою, зокрема, за наявності відеоконференц-системи, в мітинг румі може бути організовано окреме робоче місце оператора-асистента.

Склад аудіовізуального комплексу для кімнати переговорів

Загалом у комплекс технічних засобів можуть входити:

• функціональні меблі, а саме: стіл для переговорів тієї чи іншої форми та крісла для сидячих за цим столом
• додатково можуть бути спеціальні конструктиви переднього фронту з вмонтованими в нього телевізійними екранами, акустичними системами, камерою відеоконференцзв'язку, консоль (стіл) оператора-асистента та кілька крісел (стільців) для запрошених на переговори або тих, хто прийшов разом з партнерами



• засоби колективного показу зображень, а саме: 1-2 плоскі великі дисплеї, офісний мультимедійний відеопроектор, інтерактивний LCD екран або дошка, індивідуальні монітори, вбудовані в стіл переговорів, або великий сенсорний екран («мультитач-екран»), вмонтований у стіл столиці переговорів («мультитач-стіл»)
• набір джерел аудіо, відеосигналів, що включає в різних комбінаціях стаціонарний комп'ютер, портативний ноутбук або планшетний комп'ютер, документ-камера, універсальний мережевий медіаплеєр, пристрій для виведення зображення з мобільних пристроїв і т.п.
• обладнання для відеоконференцій
• комплект відео (що включає 1-2 камери), аудіо та керуючого обладнання для відеозв'язку з віддаленими абонентами в реальному часі
• засоби гучномовного відтворення звукового супроводу відеоматеріалів, що показуються, і мови віддалених абонентів із системи відеоконференцзв'язку, а саме: підсилювач потужності та акустичні системи, в поодиноких випадках мікшерний пульт
• 1-2 загальних широкоспрямованих настільних плоских або підвісних стельових мікрофонів, якщо передбачено запис обговорення
• техніка для запису (протоколювання) переговорів - цифровий дисковий або аналоговий касетний рекордер
• одна або дві оглядові камери, якщо планується фіксувати не тільки звук, а й відео, що відбувається в приміщенні, причому ці камери зазвичай інтегровані з відеоконференц-системою, але можуть бути самостійними, якщо відеозв'язок взагалі не передбачен
• крім можливості запису може бути онлайн-трансляція заходу в локальну мережу або інтернет
• засоби комутації сигналів зображення та звуку, включаючи матричні комутатори, обладнання відеоконференцзв'язку, апаратура для підключення до локальної мережі та до інтернету, включаючи точку доступу Wi-Fi, програми та апаратура для інтерактивного керування системами та показом за допомогою планшетного комп'ютера або спеціальної бездротової сенсорної панелі
• додатково можуть бути комп'ютер асистента та його контрольний монітор
• допоміжні системи ручного або комплексного автоматичного зашторювання вікон, дистанційного керування світильниками штучного освітлення, регулювання кліматичних параметрів
• за наявності в організації кількох переговорних, може бути передбачена система бронювання (планування) приміщень, що включає невеликий настінний дисплей у вестибюлі (коридорі), який показує електронний розклад заходів та періоди зайнятості кімнат

Функціональні меблі для переговорної кімнати

Стіл для переговорів є предметом покращеного дизайну. Його конструктив, як правило, не простий прямокутний, а як мінімум має кути, що округляють, або овальні обриси. Стільниця потовщена, опори (тумби) столу втоплені, передбачено великий вільний простір для ніг (аж до можливості їх розпрямляти). У стіл може бути інтегрований спеціальний модуль, що закривається (комутаційний люк) для зовнішніх з'єднань, до якого підключаються загальний настільний широкоспрямований мікрофон (або два мікрофони), переносний ноутбук або інші джерела сигналу учасників засідань. На столі є бездротова клавіатура і миша для роботи зі стаціонарним комп'ютером, а також бездротовий сенсорний пульт автоматизованого керування (часто iPad), який може передаватися від одного користувача до іншого.

В залежності від кількості місць за столом, він виконується або цілісним, або секційним.

Схема розсадження учасників і відповідно його форма приймаються з урахуванням розташування екранів для колективного показу та камери відеоконференц-системи. Найпоширеніший варіант – учасники сидять уздовж довгих сторін столу навпроти один одного, а екран знаходиться навпроти одного із торців столу. Цей варіант простий і очевидний, але якщо відеоконференцзв'язок використовується часто, то організувати схему телеприсутності в ньому важко.

Інша схема зводиться до того, що учасники переговорів розташовуються вздовж трьох сторін столу (однієї поздовжньої та двох торцевих), а системи відображення та камера відеоконференцзв'язку встановлюються вздовж вільної поздовжньої сторони. Тут поворотна камера зможе якісно показати будь-якого з учасників, а якщо камера нерухома з ширококутним об'єктивом, то відразу будуть видно всі учасники. Цей варіант відмінно підходить до 5-6 учасників.

Також є варіанти з вмонтованими в стіл індивідуальними похилими комп'ютерними моніторами з невеликими екранами - такими, щоб вони не перекривали видимість осіб, що сидять навпроти учасників. Або схема з двома дисплеями великою діагоналлю, що висять на стінах або стелі навпроти один одного за спинами переговорників. У цьому випадку на екран доведеться дивитися поверх голів.

Ще можливий варіант з трапецієподібним столом, що розширюється у бік торця, біля якого знаходяться екран і відеокамера.

Габаритні розміри столу вибираються з розрахунку того, що всі учасники ділових розмов сидітимуть у рухомих кріслах, повинні мати значну «власну» ділянку стільниці, щоб можна було працювати з паперами. Стіл виходить великим - ширина зони, що припадає на одного учасника, приймається рівною 670...750 мм або більше, глибина стільниці - не менше 600...650 мм на бік. Якщо в столі буде вбудовано індивідуальні монітори, його габарити можуть ще збільшитися. Рівень стільниці приймається рівним 750...760 мм.

Консоль оператора-асистента використовується в мітинг румах з великою кількістю обладнання та широкими комутаційними можливостями. Це може бути стіл, у якому встановлена абсолютно вся апаратура (на полицях або у вбудованому річці) і на якому стоять монітор, документ-камера, лежать клавіатура та миша оператора, мікшерний пульт та багато іншого. Оскільки помічник перебуває недалеко, всі прохання чи команди віддаються просто голосом.

Місце асистента може бути «заховано» в нішу кімнати або являти собою щось на зразок шафи, що закривається. Адже далеко не на всіх переговорах широко використовуватимуться апаратні засоби, де потрібна технічна підтримка асистента.

У комплексах, де місце оператора не передбачається, але розвинуто автоматизовану систему управління, комп'ютер, джерела сигналів, комутатори, підсилювач тощо поміщаються в окрему монтажну стійку (РЕК). На вершині стійки встановлюється монітор комп'ютера (якщо дозволяє висота рекової шафи) і може передбачатися висувна поличка для клавіатури та миші, що зручно, навіть якщо використовуються бездротові клавіатура та миша (робота стоячи). У власне стіл для переговорів жодна апаратура, крім згадуваної раніше, не ховається.

По матеріалам компанії DarDali - https://dardali.com
Київ 2016

Також буде цікаво ознайомитись:

• Технічне оснащення торгових центрів
• Професійне оснащення диспетчерських та ситуаційних пунктів
• Аудіовізуальне рішення для лекційних залів
• Сучасна мультимедійна техніка для навчальних класів
• Професійні технічні рішення для конгрес-залів
• Обладнання лінгафонних класів
• Обладнання для проведення заходів, банкетів, семінарів, засідань

Технічна консультація та придбання